Rapenburg 8, 2311 EV Leiden
071 304 0044

Stichting H3O

Stichting H3O werkt sinds begin 2019 met KindPlanner. Het projectteam van Stichting H3O, vertelt meer over haar ervaringen tot nu toe:

De workflows maken het werk voor ons makkelijker

 

Kun je iets meer vertellen over de Stichting H3O?
“Stichting H3O is een christelijke organisatie met: 10 integrale kindcentra (opvang en basisonderwijs), een aantal losse opvanglocaties, een school voor speciaal basisonderwijs en op het Insula College wordt voortgezet onderwijs gegeven. Bijna 700 medewerkers zetten zich iedere dag weer vol energie en betrokkenheid in voor de kinderen en leerlingen. Bij de 16 opvanglocaties vangen zo’n 90 pedagogisch medewerkers iedere dag ruim 1100 kinderen op.”

Hoe is de implementatie verlopen?
“Vorig jaar na de zomervakantie zijn we gestart met het implementatietraject van KindPlanner. We hebben gewerkt met een vast projectteam. Het was een leuke en intensieve periode. Met het doel voor ogen om per eind december 2018 live te gaan met de backoffice, facturatie, ouderapp, groepsapp en personeelsmodule, is er hard gewerkt. Hierdoor zijn verschillende disciplines dichter bij elkaar gekomen binnen onze organisatie. Er zijn verschillende informatieavonden georganiseerd voor de directeuren van de IKC’s en de pedagogisch medewerkers. Zodat deze al voor de live-gang goed geïnformeerd waren over de werking van de groepsapp en het medewerkersportaal/ de personeelsapp.

Wat is er veranderd voor H3O?
“Wij zijn van papier naar digitaal gegaan. Papieren contracten, vakantieopvang doorgeven; veel ging nog hard copy en handmatig. Werken met KindPlanner levert ons een kwaliteitsverbetering op. We zijn vooral blij met de digitale inschrijvingen, contracten en automatische taken. De workflows maken het werk voor ons makkelijker. We hebben een beter inzicht en overzicht in bijvoorbeeld aantallen kinderen. Verder hebben we sneller stuurinformatie zoals het aantal nieuwe inschrijvingen, het aantal reserveringen of inzage in de wachtlijst. Het is fijn om te weten dat alles onder controle is.

Wat voor onze pedagogisch medewerkers ook prettig is, is dat ze via de app hun rooster kunnen bekijken en inzicht hebben in bijvoorbeeld verlofstanden of het aantal gewerkte uren.”

Jullie werken nu een klein jaar met KindPlanner. Is iedereen inmiddels gewend?
“Vanaf het begin hebben we best veel vragen maar dat wordt steeds minder. De ondersteuning door KindPlanner is professioneel waardoor wij sneller en beter geholpen kunnen worden. Dat is belangrijk voor ons omdat de bedrijfsvoering natuurlijk altijd door moet gaan. We hopen dit najaar in de fase te komen dat we echt de puntjes op de i kunnen gaan zetten qua werking en inrichting van de software.”